GESTION DES RÉFÉRENCES

1. Collection et sous-collection

Il est possible de créer des dossiers et sous-dossiers appelés des collections et sous-collections. Pour créer une nouvelle collection, il suffit de cliquer sur Nouvelle collection. Celle-ci apparaît dans la colonne de gauche et peut être renommée à volonté avec un simple double-clic. Pour créer une sous-collection, double-cliquer sur la collection concernée et choisir Nouvelle sous-collection.

Le déplacement des références se fait en glissant la référence placée dans la colonne du milieu sur le dossier choisi. Il est possible de déplacer plusieurs références en même temps en sélectionnant les références une à une tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

Dans la colonne de gauche de l'interface Zotero, un dossier Doublons est affiché. Cliquer dessus fait apparaître dans la colonne du milieu les références qui auraient éventuellement été importées plusieurs fois. L’action de sélectionner un doublon dans la colonne du milieu, signale automatiquement les doublons associés. Dans l’encart à droite de la colonne du milieu, les différentes dates d’enregistrement des références apparaissent. Cliquer sur Fusionner x documents pour supprimer la référence doublon.

Le clic droit permet deux options différentes: celle de Retirer le document de la collection, et celle de Mettre le document à la corbeille. La première action a pour seule conséquence de retirer la référence de la collection ou de la sous-collection, sans pour autant la supprimer de la bibliothèque ou d’un autre dossier dans lequel elle serait classée. La deuxième action permet de supprimer une référence définitivement. Pour finaliser l’action, il suffit de vider la corbeille en faisant clic droit sur cette dernière.

2. Marqueurs (tags)

Les marqueurs permettent de classer, d’organiser et de rechercher les références de manière plus précise et spécifique. Les marqueurs sont des mots-clés qui caractérisent de manière détaillée un document, qui peut être marqué selon son sujet, sa méthode, son statut, son classement, ou en fonction du travail personnel de l’utilisateur (par exemple: “à lire”).

Pour faire apparaître des marqueurs liés à une référence, cliquer sur le sélecteur de marqueurs situé en bas de la colonne de gauche de l’interface Zotero. Ce sélecteur affiche tous les marqueurs attribués aux documents affichés dans la colonne du milieu, correspondant donc au dossier actuellement sélectionné ou à la recherche en cours.

Il est possible de filtrer les documents d’un dossier ou de la bibliothèque entière à l’aide des marqueurs en cliquant sur ceux-ci dans le sélecteur de marqueurs. Le fait de cliquer sur un ou des marqueurs fera apparaître dans la colonne du milieu le ou les documents correspondant à celui-ci. Cliquer à nouveau sur un marqueur pour le désélectionner ou choisir Tout désélectionner en cliquant dans le coin inférieur droit du sélecteur.

Un ou plusieurs marqueurs peuvent être ajoutés manuellement à un document. Pour ce faire, sélectionner le document dans la colonne du milieu et cliquer sur l’onglet Marqueurs > Ajouter dans la colonne de droite, pour pouvoir saisir le nom du marqueur. Il est possible de renommer ou supprimer des marqueurs au même endroit. Il est également possible de fonctionner à l’inverse et de lier un ensemble de documents à un marqueur déjà existant. Pour ce faire, sélectionner plusieurs documents et les glisser sur un marqueur du sélecteur de marqueurs.

3. Notes

Le logiciel permet d’inclure des notes dans sa bibliothèque Zotero. Pour inclure des notes indépendantes qui sont simplement enregistrées dans un dossier, apparaissant ainsi parmi les références bibliographiques, cliquer sur Nouvelle note > Nouvelle note indépendante. Pour inclure des notes qui sont liées à une référence spécifique, cliquer sur la référence choisie dans la colonne du milieu de l’interface Zotero, puis sur l’onglet Notes > Ajouter dans la colonne de droite. Dans les deux cas il ne suffit plus qu’à saisir le texte de la note.

4. Bibliothèque de groupe

La création du compte Zotero permet de sauvegarder des données bibliographiques personnelles sur un serveur en ligne, mais aussi de créer, administrer ou participer à une bibliothèque de groupe. Un groupe permet de partager des références bibliographiques avec d’autres utilisateurs Zotero, très utile pour la réalisation d’un travail collectif.

Pour créer un nouveau groupe, il faut cliquer sur Nouvelle bibliothèque > Nouveau groupe. Zotero se connecte automatiquement sur le site zotero.org pour permettre à l’utilisateur de renseigner son login et mot de passe. Il faut ensuite choisir le nom du groupe et en déterminer l’accessibilité (Public, Open Membership : groupe visible et joignable par tous ; Public, Closed Membership : groupe visible par tous mais adhésion sur demande ou invitation ; Private Membership : groupe visible uniquement par les membres et adhésion sur invitation). S’ouvre ensuite une fenêtre qui propose le réglage des Settings qu’il faut régler avant de cliquer sur Save Settings, pour valider la création du groupe.

Pour inviter de nouveaux membres aller sous Members Settings > Send More Invitations. Au départ, seul le propriétaire du groupe peut attribuer les droits d'administrateur à un autre membre du groupe en choisissant le rôle de chaque membre dans le menu déroulant correspondant et en cliquant sur Update Roles pour finaliser les réglages. Ensuite, toute personne ayant le statut d’administrateur ou de propriétaire peut modifier le statut de chaque membre, inviter ou exclure un membre.

Une fois que le groupe est créé et les membres invités, il suffit de synchroniser le compte pour que la bibliothèque du groupe apparaisse dans la colonne de gauche de l’interface Zotero de l’ordinateur privé. Chaque membre ayant les droits d’administrateurs peut déplacer des éléments de sa bibliothèque personnelle vers celle du groupe et inversement, y importer de nouvelles références, en supprimer et y ajouter des dossiers et sous-dossiers.